Fulfilment uitdagingen voor webshops in piekperiode
Voor veel webshops is de piekperiode rond de feestdagen een gouden kans. Maar deze periode brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Van aanlever drukte en voorraadbeheer tot order forecasting, klantenservice en retourverwerking – de weg naar een succesvolle piekperiode vereist een solide strategie en een goede voorbereiding. In dit artikel belichten we de belangrijkste uitdagingen en hoe je hier als webshop op kunt inspelen om optimaal te profiteren van deze drukke periode.
Belangrijke data
Tijdens het vierde kwartaal 2024 zijn er een aantal dagen belangrijk die in de e-commerce worden aangemerkt als de e-commerce piek:
Singles Day = maandag 11 november
Black Friday = vrijdag 29 november
Cyber Monday = maandag 2 december
Sinterklaas = donderdag 5 december
Kerst = 25 december & 26 december
Deze momenten zijn belangrijk omdat consumenten massaal online gaan shoppen. De exacte groeipercentages variëren per jaar en regio, maar globaal zien we een groei van ongeveer 30-50% ten opzichte van normale maanden in veel markten.
Door hier op tijd op in te spelen, voorkom je dat je orders misloopt.
-
Voorraadbeheer: de balans vinden
Tijdens de piekperiode nemen de orders vaak ineens flink toe, en om aan de vraag te kunnen voldoen, is het essentieel om voldoende voorraad te hebben. Tegelijkertijd loop je het risico dat je met een overschot blijft zitten als de vraag verkeerd wordt ingeschat.
- Opslagcapaciteit: Piekperioden vragen vaak daarom veelal om meer opslagruimte. Uiteraard kan Hexspoor E-fulfilment hierin meebewegen. Om echter een optimale looproute te behouden, is het belangrijk dat Hexspoor E-fulfilment tijdig op de hoogte wordt gesteld zodat er tijdig extra locaties kunnen worden ingericht binnen de gewenste opslag zones.
-
Just-in-time bevoorrading
- Tijdige voormeldingen: Om te zorgen dat Hexspoor E-fulfilment is voorbereid op uw nieuwe aanleveringen, is het belangrijk dat tijdig de voormelding wordt gedaan via onze Customer Portal. U kunt zelf de aanlevering voormelden, maar het is ook mogelijk om voor uw leverancier een inlog aan te vragen bij Hexspoor E-fulfilment zodat zij zelf de voormelding direct kunnen verzorgen. Een tijdige en correcte voormelding betekent dat ons team van Ontvangst direct de geleverde goederen kan controleren en verwerken, waardoor u snel kunt beschikken over de geleverde nieuwe voorraad.
- Correcte aanleveringen: Zorg voor goede communicatie met leveranciers, zodat populaire producten op tijd aangevuld worden zonder dat u enorme voorraden hoeft aan te houden. Het kan helpen om, voorafgaand aan de piekperiode, nogmaals de aanleverinstructies toe te sturen zodat de aanleveringen correct worden aangeboden bij Hexspoor. Het niet volgen van de aanleverinstructies kan leiden tot vertraging bij de ontvangst.
-
Forecasting is key
Met de stijgende orderaantallen neemt ook de druk op het logistieke proces toe. In deze tijd is een soepel lopend fulfilmentproces cruciaal voor klanttevredenheid. Enkele cruciale aspecten zijn:
- Forecast updaten: Om de juiste capaciteit beschikbaar te hebben in de juiste periode, is een accurate forecast van uw orders van essentieel belang. Stuur ons daarom uw forecast tijdig door. Mochten er tussentijds aanpassingen zijn, ook dan horen we dat graag.
- Marketing acties melden: Wanneer er op bepaalde dagen specifieke marketing acties lopen, laat het ons weten. Geef aan welke acties, welke producten betreffen en wat de verwachtingen zijn, zodat we in het logistieke proces en capaciteit hierop kunnen anticiperen.
-
Helpdesk op volle sterkte:
Een grotere vraag betekent meer klantvragen en potentiële klachten. Zeker in drukke tijden kunnen klantenservice teams overspoeld raken. Dit is hoe we samen de klantenservice soepel kunnen laten verlopen in de piekperiode:
- Customer Portal: Gebruik onze Customer Portal om de status van uw bestellingen in te zien of voorraadniveaus te checken. De Customer Portal van Hexspoor geeft op veel vragen antwoord. Hiermee kunt u de druk op de klantenservice verlagen zodat ze zich kunnen focussen op de vragen waar online geen antwoord voor te vinden is.
- Schaling van het team: Het Hexspoor support team is op volle sterkte in de piekperiode om te zorgen dat we tijdig kunnen inspelen op eventuele vragen die er zijn. Om te zorgen dat wij snel en accuraat uw vragen kunnen beantwoorden, helpt het ons als u uw vragen per mail stelt, bij voorkeur gebundeld indien er meerdere vragen. Wij kunnen dan het snelst en efficiënts u van antwoorden voorzien.
-
Retouren beheren: efficiëntie en klanttevredenheid
De piekperiode gaat vaak gepaard met een hogere retourstroom. Het goed organiseren van retouren is cruciaal om verlies te beperken en klanten tevreden te houden.
- Duidelijke retourvoorwaarden: Zorg dat je retourbeleid helder en klantvriendelijk is, zodat klanten weten wat ze kunnen verwachten.
- Analyseren en optimaliseren: Bekijk welke producten vaker geretourneerd worden en ontdek patronen die duiden op product- of beschrijvingsproblemen.
-
Communicatie en marketing: slim omgaan met verwachtingen
Naast operationele uitdagingen is het van groot belang om een goede marketing- en communicatieaanpak te hanteren. Het bouwen van een duidelijke verwachting bij de klant, rond zaken zoals levertijd, retourbeleid en beschikbare kortingen, kan veel frustratie voorkomen.
- Communicatie over levertijden: Verzeker klanten dat hun bestelling op tijd aankomt, maar wees realistisch. Veel transporteurs halen niet de beloofde SLA’s in de piekperiodes, hoezeer iedereen dat ook zou willen. Maak indien wenselijk hier ook melding van op je website. Zo voorkom je dat klanten een negatieve ervaring hebben door misplaatste verwachtingen.
- Voorkom uitverkochte producten: De piekperiode is dé tijd voor aanbiedingen, maar overdrijf niet. Zorg dat je aanbiedingen haalbaar zijn, vooral als ze leiden tot een stijging in vraag. Een voorraadkoppeling zorgt ervoor dat je niets verkoopt wat niet meer op voorraad is.
- Personal touch: Juist in de periode rondom feestdagen, is een personal touch geven aan je zending een extra plus rondom je merkbeleving. Vraag daarom naar de mogelijkheden van de “thank you” card-module bij Hexspoor E-fulfilment. Met minimale of zelfs geen aanpassing aan de webshop koppeling, kunnen we gepersonaliseerd kaartje printen en bijvoegen bij uw orders: “- Thank you for your order and wishing you a Merry Christmas Susanne – “
Conclusie
De piekperiode brengt unieke kansen en uitdagingen met zich mee voor webshops. Door te investeren in een robuust en schaalbaar logistiek proces, een flexibele klantenservice, en een doordachte communicatie, kun je ervoor zorgen dat je niet alleen deze drukke tijd doorkomt, maar ook een solide basis legt voor langdurige klantloyaliteit.
Meer vragen over hoe om te gaan met de piekperiode of de rol die Hexspoor E-fulfilment hierin kan spelen? Neem contact met ons op via mail@hexspoor.nl of via uw Accountmanager.